¿Alguna vez has comentado con alguna compañera de trabajo lo ocurrido durante un almuerzo o mientras realizaban alguna tarea y te has encontrado con que lo que tú recuerdas, casi con detalles, y lo que ella recuerda son cosas completamente distintas?

¿Qué ocurriría si la misma situación se diera en las reuniones del Directorio? Nada bueno.

Las empresas utilizan un acta de reunión para poder prevenir los posibles errores de este tipo.

El acta de reunión es un documento que deja constancia por escrito de lo hablado y acordado en una reunión. En las empresas que han implementado el Gobierno Corporativo, su uso es fundamental para mantener la transparencia y la comunicación entre el Directorio y los miembros de la Junta General de Accionistas respecto al proceso de toma de decisiones.

La digitalización de las empresas ha facilitado y agilizado el proceso de recopilación de información, pero al mismo tiempo invita a conservar hasta el más mínimo detalle posible a la mano. El acta de reunión, si bien lleva registro de lo tratado, no recoge la interacción entre los participantes palabra por palabra, salvo que la naturaleza de la reunión así lo requiera.

Usualmente, es el/la Secretario(a) o el/la Governance Officer quien tomará notas o asignará a un profesional de confianza para esa tarea.

Si te preguntas ¿Por qué de confianza? ¿Acaso no puede cualquier persona escribirla?

La respuesta es simple.

Asegurar la correcta redacción del acta de reunión será de utilidad a la hora de revisar datos y acuerdos para futuros procesos, así como para evitar y aclarar malentendidos entre las partes. Además, los participantes podrán consultar el acta de reunión antes de establecer los quehaceres de su equipo. En otras palabras, es un documento que debe despejar dudas, no crearlas.

Por esa razón, cuando te preguntes cómo hacer un acta de reunión ten presente los elementos mencionados aquí:

En esta sección, se deben incluir detalles como el código de reunión o el método elegido para dar seguimiento. También, deberás a mencionar fecha, hora y lugar en que se llevó a cabo la reunión, junto a los participantes. En caso de haber ausentes, se puede agregar esa información junto a la razón de la ausencia. No olvides indicar el objetivo de la reunión, puedes sintetizarlo en una línea o en forma de título.

En el paso anterior, ya habrás mencionado detalles que se sugieren agregar en la agenda de reunión. No obstante, debes compartir la lista con los temas a tratar y el tiempo estimado que se dedicará a la discusión de cada uno de ellos. A estos datos también se les conoce como cronograma de reunión.

Puedes ver un ejemplo de acta de reunión con esta información más abajo.

Se recomienda tomar nota de los elementos más relevantes durante el desarrollo de una reunión de Directorio. Ahora bien, no es necesario obligarse a registrar cada cifra mencionada durante una exposición o una discusión, ya que siempre podrás consultar presentaciones o documentos respectivos e incluso grabaciones de video y/o audio. Es mejor concentrarse en sintetizar de la mejor manera lo tratado para después pasar en limpio todos los apuntes y completar el acta de reunión sin contratiempos.

Recomendación:

Realiza un resumen, con una extensión no mayor a un párrafo, de lo ocurrido.

Tienes toda la información que se necesita en tus manos y ya has comprobado que las cifras son correctas, pero ahora te preguntas cómo redactar un acta de reunión para no dejar espacios a malinterpretaciones.

Primero que todo, estar comprometido con la transparencia, la seguridad y la fiabilidad de la información es vital para una buena Gobernanza. Así que no te preocupes, ya te encuentras en el mismo camino que los mejores profesionales del Gobierno Corporativo.

Aquí compartimos un par de consejos que te ayudarán a crecer aún más:

Menciona tareas o acciones a las que se le hará seguimiento y quién será el encargado de monitorearlas.

Puedes cerrar el acta con un breve resumen de los resultados que se esperan obtener a mediano plazo, hacer esto hará que la reunión sea percibida como el primer paso de un crecimiento exponencial de la empresa, animando así la producción por parte de todos los participantes.

Ya con el acta de reunión terminada, se debe comenzar con la recaudación de las firmas de los participantes. Gracias a la tecnología, este paso ya puede realizarse con solo un par de clicks, permitiendo ahorrar tiempo y recursos. Sin embargo, es necesario enfatizar que el portal que utilice la empresa para tratar temas de este tipo debe contar con el resguardo apropiado. Después de todo, es la información confidencial de los movimientos estratégicos de la empresa lo que está en juego.

Ya navegaste por internet y encontraste que existen variados modelos de acta de reunión y no estás seguro de cuál escoger para tus reuniones del Directorio. ¡Detente!

Aquí compartimos dos modelos diferentes que te ahorrarán tiempo. Podrás editarlos de la manera que mejor te convenga. Estas plantillas ya incluyen todo lo que no puede faltar en un acta de reunión, es más, considera los tipos de reuniones más comunes por lo que incluso podrás crear un documento híbrido mucho más completo si así lo quisieras.

Si piensas que una plantilla como esta es de utilidad, espera a ver que lo que Atlas, el Portal de Gobierno Corporativo más grande de Latinoamérica, puede hacer por ti y tu empresa.

Gestiona de manera eficaz, confidencial y segura las reuniones del Directorio en tan solo minutos.

Crece de la mano de Atlas Governance.

¡Te estamos esperando!